Суббота, 24 октября

Тасбулат Какпенов

директор госархива г. Кокшетау

Неоценимая роль архивов

Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив города Кокшетау» в процессе своей деятельности выполняет одну из самых главных задач — обеспечивает сохранность документов, находящихся на государственном хранении, а также комплектует архив документами организаций, учреждений и предприятий, являющихся источниками пополнения Национального архивного фонда Республики Казахстан. По документам этих учреждений будущие поколения будут узнавать о развитии и жизни города Кокшетау. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, по истечении срока хранения в ведомственных архивах подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы, которым предоставляется исключительное право постоянного хранения документов НАФ. Обработка и передача документов Национального архивного фонда производится за счет сил и средств юридических лиц, передающих документы в архивы, в обработанном виде и соответствующим научно-справочным аппаратом.

Сохранность документов по личному составу также входит в перечень первоочередных задач, так как одним из важных и ответственных направлений работы госархива г. Кокшетау является документальное подтверждение юридических прав и социальных гарантий граждан. Граждане обращаются в госархив с запросами о подтверждении трудового и льготного стажа, заработной платы, перечислении пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды, имущественных прав, о получении сведений о составе семьи и родственных отношений, национальности, о подтверждении факта учебы, награждении медалями, орденами, знаками отличия и др. Эти запросы составляют значительную часть поступающих в госархив обращений и относятся к категории социально-правовых. Рассмотрение и исполнение обращений социально-правового характера граждан и организаций включено в перечень государственных услуг. Срок оказания государственной услуги составляет 11 рабочих дней, а в случае, когда необходимо изучение доку¬ментов двух и более организаций, срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 30 календарных дней. Данная услуга в госархиве оказывается бесплатно.

Однако не всегда качественное оказание государственной услуги зависит от архивистов. Иногда заявителям дается неполная информация или отрицательный ответ об отсутствии документов. Происходит это из-за отсутствия документов, необходимых для наведения архивной справки, а также в случае, если документы были переданы в госархив в неполном объеме. Несмотря на обязанность руководителей при ликвидации учреждения передавать в госархив документы по личному составу, далеко не всегда документы попадают к нам. Данная тенденция наблюдается при ликвидации различных учреждений, частных предприятий. Руководители таких учреждений не относятся должным образом к вопросу сохранения документов, не думая о том, что эти документы понадобятся в скором будущем при выходе на пенсию или установлении стажа работника. Соответственно, нарушаются нормы положений пп.17 п.2. ст.23 Трудового кодекса Республики Казахстан, где четко про¬писаны обязанности руководителя по обеспечению сохранности и сдачи в архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение.

Сохранение документов по личному составу всегда держится на контроле у государства. Нормы по обеспечению их сохранности прописаны не только в нормативных правовых актах в области архивного дела и документообразования. Согласно статье 509 Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях» от 05 июля 2014 года № 235-V ЗРК, уничтожение документов Национального архивного фонда, документов по личному составу без согласования с уполномоченным органом влечет взыскание штрафов на должностных лиц, субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации.

В сложные годы переходного периода многие учреждения, организации, предприятия прекратили осуществлять свою деятельность, были закрыты или ликвидированы. Руководители этих учреждений не позаботились о документах, не передали их в архив на государственное хранение. Проявив халатность, допустили утерю важных для каждого человека сведений. Вследствие чего сейчас, по прошествии времени, многие бывшие работники не могут подтвердить стаж или заработную плату, и таким образом получают минимальную пенсию. Каждый работодатель должен помнить, что когда-то выйдет на пенсию, и он так же, как и его работники, придет в госархив за справкой о трудовом стаже и заработной плате.

Многим известно изречение великого историка Тарле, который говорил, что без документа нет истории, без истории нет государства, нации. И это не может оспариваться, т. к. без документа не существует ни одна структура государства, а отсутствие какой-либо справки может сломать жизнь отдельному человеку. И поэтому всем тем, кто причастен к созданию документов, важно не только грамотно, с учетом всех существующих стандартов их составить, но и обеспечить сохранность.